Dein Berichtsheft

Dein digitaler Ausbildungsnachweis – von der Registrierung bis zum fertigen Export. Diese Anleitung führt dich durch jeden Schritt, mit echten Ansichten aus der App.

👤 Für die Rolle: Azubi

1 Registrieren mit Code

Du bekommst von deiner Ausbilderin/deinem Ausbilder einen 8-stelligen Code. Damit legst du dein Konto an.

Öffne berichtsheft.org und wähle „Als Azubi registrieren".
Gib den Registrierungscode ein (8-stellig, Zahlen & Großbuchstaben, 14 Tage gültig).
Ergänze Vorname, Nachname, deine E-Mail-Adresse und ein Passwort (mind. 8 Zeichen).
Setze den Haken bei AGB & Datenschutzerklärung und klicke „Registrieren".

Ausbildungsdaten kommen aus dem Code: Ausbildungsbeginn, -ende und deine Wochenarbeitszeit sind im Code hinterlegt – die musst du nicht selbst eintragen.

Schon ein Konto zu dieser E-Mail? Falls du z. B. auch Ausbilder/-in bist: Es gilt ein Passwort pro E-Mail-Adresse für alle Rollen. Gib dann einfach dein bestehendes Passwort ein.

2 E-Mail bestätigen & anmelden

Bevor du dich zum ersten Mal anmelden kannst, musst du deine E-Mail-Adresse bestätigen.

Nach dem Registrieren erscheint der Hinweis, deine E-Mail-Adresse zu bestätigen.
Öffne die Mail und klicke den Bestätigungslink.
Melde dich dann mit E-Mail und Passwort an.

Mehrere Konten oder Ausbildungen? Falls zu deiner E-Mail mehrere Rollen gehören, fragt die App zuerst „Als welche Rolle anmelden?". Hast du mehrere Ausbildungsverhältnisse, folgt „Welches Berichtsheft?" – wähle das passende aus.

3 „Mein Berichtsheft" – dein Kalender

Nach der Anmeldung landest du auf „Mein Berichtsheft". Deine Ausbildungszeit ist als Monatskalender dargestellt, nach Ausbildungsjahren gruppiert. Die Farbe und das Symbol jedes Tages zeigen seinen Stand.

Mein Berichtsheft: Kopfbereich, Export und Kalender mit Legende

Oben steht dein Ausbildungsbeginn und -ende. Du kannst jede Woche seit Beginn bis zur aktuellen Woche bearbeiten.
Die Legende erklärt die Symbole: noch nicht begonnen, begonnen, zurückgewiesen, abgegeben, genehmigt, importiert.
Klicke einen Tag an, um seine Woche zu öffnen. Zukünftige Tage sind noch nicht anklickbar.
Samstag erscheint nur, wenn deine Ausbildung die 6-Tage-Woche vorsieht. Sonntag nie.

4 Eine Woche ausfüllen

Der Wochen-Editor zeigt jeden Arbeitstag als eigenen Block. Für jeden Tag wählst du den Status und trägst deine Tätigkeiten mit Dauer ein.

Wochen-Editor: Tagesstatus, Einsatzabteilung und Tätigkeit mit Dauer; oben die Formatierungsleiste

Der Tagesstatus – fünf Möglichkeiten

Arbeit – hier trägst du Tätigkeiten ein und wählst die Einsatzabteilung (Pflicht).
Berufsschule – Tätigkeiten ja, aber keine Abteilung nötig.
Urlaub, Feiertag, Krank – kein Eintrag nötig; zählen nicht als Arbeitszeit.

Automatisch gespeichert: Deine Eingaben werden laufend gesichert. Mit „Entwurf speichern" kannst du auch selbst sichern. Die Einsatzabteilung ist oft schon vorbelegt, wenn dein Betrieb die Einsatzplanung nutzt. Über die Leiste kannst du fett/kursiv schreiben, Listen und Sonderzeichen (µ Ω ° ± →) einfügen; die Dauer gibst du als Std:Min an (z. B. 7:00).

5 Woche abgeben

Ist die Woche vollständig, klickst du unten „Woche abgeben" (daneben liegt „Entwurf speichern"). Vorher prüft die App, ob alles passt.

Damit die Abgabe möglich ist

An jedem Arbeitstag ist eine Einsatzabteilung eingetragen.
Keine Tätigkeitsbeschreibung ist leer (leere Zeilen sonst entfernen).
Sieht deine Ausbildung exakte Zeiten vor, müssen Ist- und Soll-Zeit übereinstimmen.

Button ausgegraut? Fehlt etwas, ist „Woche abgeben" deaktiviert – fährst du mit der Maus darüber, nennt dir ein Hinweis den Grund. Oben erscheinen dazu passende Hinweisboxen.

Nach dem Abgeben ist die Woche gesperrt und wartet auf die Prüfung. Deine Ausbilderin/dein Ausbilder wird kurz darauf automatisch informiert.

6 Prüfung & Rückmeldung

Deine ausbildende Person prüft die Woche und gibt sie frei – oder zurück, wenn etwas fehlt.

In Bearbeitung→ Abgegeben – wartet auf Prüfung→ Genehmigt ✓/ Zurückgewiesen

Zurückgewiesen? Du bekommst eine Begründung deiner/deines Ausbilder/-in (siehst sie oben in der Woche), korrigierst und gibst einfach erneut ab.

Beispiel einer zurückgewiesenen Woche mit Begründung – oben die Status-Beispiele

Genehmigte Woche doch noch ändern? Über „Bearbeitung wieder aufnehmen" geht das – dann wird die Genehmigung ungültig und du musst die Woche danach erneut einreichen.

7 Exportieren

Auf „Mein Berichtsheft" findest du oben die Export-Karte. Du wählst einen Zeitraum und lädst als PDF, Word oder CSV herunter.

Export-Karte: Zeitraum wählen und als PDF, Word oder CSV herunterladen

Jede Woche wird eine eigene DIN-A4-Seite (PDF/Word); mehrere Wochen ergeben ein mehrseitiges Dokument.
Hast du unter Mein Konto deine Unterschrift hinterlegt, erscheint sie mit Datum im Dokument.
Bei genehmigten Wochen steht das Freigabedatum mit dabei.

Einmal einrichten: Hinterlege unter Mein Konto deine Unterschrift (einmal zeichnen). Dort kannst du auch einen zweiten Faktor (App-Code oder Passkey) für mehr Sicherheit aktivieren.

8 Weitere Funktionen

Je nachdem, was dein Betrieb nutzt, erscheinen im Menü zusätzliche Punkte.

🗓️

Mein Einsatzplan – zeigt deine geplante Abteilungs-Einteilung. Sie füllt die Einsatzabteilung im Berichtsheft automatisch vor. (nur wenn aktiviert)

⬆️

Berichtshefte importieren – übernimm bestehende Wochen aus PDF, Word oder ZIP (z. B. IHK-Ausbildungsnachweis und weitere Formate). Vorhandene Wochen werden übersprungen. (nur wenn freigeschaltet)

📋

Meine Beurteilungen – fertige Beurteilungen lesen, mit deiner Unterschrift bestätigen und optional ein Feedback ergänzen. (nur wenn vorhanden)