Konten, Rollen & Wechsel

Wer darf was, wie hängen die Rollen zusammen – und was passiert, wenn sich in der Firma etwas ändert, etwa ein Ausbilderwechsel. Diese Übersicht ordnet alle Beteiligten ein.

🏢 Für alle Verantwortlichen im Betrieb

1 Die Rollen im Überblick

Jede Person hat genau die Rechte, die sie für ihre Aufgabe braucht.

Firmenadmin (HR) – verwaltet die Firma: Ausbilder anlegen, Teams bilden, Beurteilungsbögen, Firmendaten.
Ausbilder/-in – betreut Azubis: Codes vergeben, Wochen prüfen, Einsatzplan, Beurteilungen.
Ausbildungsleitung – Ausbilder/-in mit Leitungsrolle in einem Team (vergibt Codes, steuert Planungsrechte).
Ausbildungsbeauftragte/-r – gibt Berichtshefte ihrer Abteilung frei und kann beurteilen.
Azubi – führt das Berichtsheft, gibt Wochen ab, bestätigt Beurteilungen.
System-Admin / Support – technischer Betrieb des Anbieters; nur auf Anfrage und protokolliert.

Beispiel: die Firmen-Übersicht bündelt Ausbilder/-innen, Azubis und Berufe

2 Wie sie zusammenhängen

Von der Firma bis zum einzelnen Berichtsheft – eine klare Kette.

🏢 Firma→ Firmenadmin / HR→ Ausbilder-Team

Im Team: Ausbildungsleitung + weitere Ausbilder/-innen → betreuen gemeinsam die Azubis → jeder Azubi führt sein Berichtsheft. Über die Einsatzplanung kommen Ausbildungsbeauftragte hinzu, die Wochen ihrer Abteilung freigeben.

Wichtig: Ein Berichtsheft gehört immer zum Betrieb, nicht zur einzelnen betreuenden Person. Deshalb bleiben alle Daten erhalten, wenn sich Zuständigkeiten ändern.

3 Ausbilderwechsel & Vertretung

Menschen wechseln, gehen in Urlaub oder verlassen den Betrieb. Die Azubis dürfen dabei nie „verwaisen".

Der Firmenadmin ordnet neu zu

In der Ausbilderverwaltung lässt sich jeder Azubi einem anderen Ausbilder zuweisen.
Alles wandert mit: Berichtshefte, Einsatzplan-Einteilungen, Beurteilungen und Einstellungen.
Ein Ausbilder mit aktiven Azubis lässt sich nicht löschen, bevor die Azubis neu zugewiesen sind.

Ausbilder scheidet aus→ Azubis an Nachfolge / Leitung→ nahtlos weiter ✓

Gibt es eine Ausbildungsleitung im Team, übernimmt sie automatisch. Sonst landen die Azubis in einem internen Sammel-Bereich „aktuell ohne Ausbilder" (je Beruf), aus dem der Firmenadmin sie einer neuen Person zuweist.

Team = beste Vorsorge: In einem Ausbilder-Team vertreten sich alle gegenseitig. Fällt jemand aus, sehen und betreuen die Kolleg/-innen die Azubis sofort weiter.

4 Sicherheit & Datenschutz

Zugänge sind geschützt, und jede Person kann ihre Daten einsehen.

Zweiter Faktor (App-Code oder Passkey) – für Admins Pflicht, für alle anderen empfehlenswert. Er gilt für alle Rollen einer E-Mail-Adresse.
Verlust des zweiten Faktors? Zurücksetzen per E-Mail-Link, danach neu einrichten.
Datenauskunft & Löschung: Jede Person kann unter „Mein Konto" ihre Daten herunterladen und ihr Konto löschen. Gelöschte Konten durchlaufen einen Papierkorb und werden nach den gesetzlichen Fristen entfernt.