Häufige Fragen (FAQ)

Als angekündigt wurde, dass der IHK-Ausbildungsnachweis eingestellt wird, standen wir vor der Frage, wie es weitergeht. Der naheliegende Weg wäre die gute alte Word-Vorlage gewesen – aber genau dorthin wollten wir nicht zurück. Sie ist unübersichtlich, und man verliert schnell den Faden: Welche Woche wurde eigentlich schon von der/dem Ausbilder/-in geprüft und freigegeben, und welche steht noch offen? In Word sieht man das schlicht nicht.

Und dann das Unterschreiben: ausdrucken, unterschreiben, abheften – Woche für Woche, Stapel für Stapel. Viel Papier, alles analog. Also das genaue Gegenteil von der Digitalisierung, die uns eigentlich versprochen wurde.

Also haben wir nach einer guten digitalen Lösung gesucht – und nichts gefunden, das uns gut genug gefiel, um dafür zu bezahlen. Statt uns mit einem Kompromiss abzufinden, haben wir kurzerhand unsere eigene Lösung gebaut, genau so, wie wir sie uns wünschen: übersichtlich, mit klarem Freigabe-Status auf einen Blick und digitaler Unterschrift statt Papierstapel.

Ziemlich schnell war klar: Was uns hilft, könnte auch für andere nützlich sein. So ist daraus mehr geworden als ein internes Werkzeug – ein kostenloses Tool für alle, die einen digitalen Ausbildungsnachweis brauchen. Ein kleines Geschenk an die Ausbildungswelt.

Weil gute Werkzeuge nicht immer etwas kosten müssen. Ich bin überzeugt, dass ein Hilfsmittel wie dieses – das vielen den Ausbildungsalltag erleichtert – frei zugänglich sein sollte und nicht hinter einer Bezahlschranke liegen muss. In diesem Geist ist das Projekt entstanden: Du kannst es nutzen, ohne dafür zu bezahlen.

Weil mir Datenschutz und Geschwindigkeit wirklich wichtig sind – und Werbung macht beides kaputt. Werbenetzwerke sammeln Daten, verfolgen Nutzer/-innen über Seiten hinweg und blähen jede Seite auf, bis sie langsam wird. Darauf habe ich bewusst verzichtet: keine Werbung, kein Tracking durch Dritte, keine externen Werbeskripte. Nur das Tool und deine Daten – sonst nichts.

Ja. Alle Kernfunktionen sind kostenlos – ohne versteckte Kosten, ohne Bezahlschranke, ohne „gratis, aber…". Du brauchst keine Kreditkarte, und für dich als angemeldete/-r Nutzer/-in kommt keine überraschende Rechnung: Sollte das Angebot eines Tages kostenpflichtig werden, gilt das nur für Neuanmeldungen – dein bereits bestehender Zugang bleibt kostenlos (siehe AGB).

Die laufenden Kosten – etwa für den Server – trage ich privat aus eigener Tasche. Das ist ein bewusster Beitrag, weil mir das Projekt am Herzen liegt.

Ehrlich bleiben möchte ich trotzdem: Das hier ist ein privates Herzensprojekt, kein Unternehmen mit Support-Vertrag. Deshalb gibt es keine Garantie auf ständige Verfügbarkeit oder auf bestimmte Funktionen, und theoretisch könnte das Angebot eines Tages auch eingestellt werden (die Einzelheiten stehen in den Nutzungsbedingungen). Für diesen Fall gilt: Deine Daten gehören dir – du kannst deine Berichtshefte jederzeit exportieren und mitnehmen.

Hinter Berichtsheft.org steht kein Konzern und keine Firma, sondern eine einzelne Person, die das Tool aus einem ganz konkreten eigenen Bedarf heraus entwickelt hat. Kein Investor, keine Marketing-Abteilung, niemand, der aus deinen Daten Geld machen will – einfach jemand, der ein gutes digitales Berichtsheft haben wollte und es nun mit anderen teilt.

Das hat für dich einen angenehmen Nebeneffekt: Es gibt niemanden, der ein wirtschaftliches Interesse an deinen Daten hat. Keine Werbung, kein Weiterverkauf, keine versteckte Agenda – nur das Werkzeug und die Menschen, die es nutzen.

Datenschutz ist hier keine Nebensache, sondern einer der Gründe, warum es dieses Projekt überhaupt gibt.

• Wo deine Daten liegen: Die Server stehen in Deutschland. Deine Daten unterliegen damit der deutschen und europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und verlassen diesen Rechtsraum nicht.
• Kein Tracking, keine Werbung: keine Werbenetzwerke, keine Analyse-Dienste von Drittanbietern und nicht einmal extern geladene Schriftarten. Nichts funkt heimlich nach außen.
• Sichere Anmeldung: durchgehend verschlüsselte Verbindung (HTTPS); dein Passwort wird nie im Klartext gespeichert. Dein Konto kannst du zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung absichern – per Authenticator-App, Passkey (z. B. Fingerabdruck/Gesichtserkennung) oder Backup-Codes.
• Deine Daten gehören dir: Du kannst jederzeit Auskunft anfordern, deine Daten exportieren und dein Konto samt aller Daten vollständig löschen lassen.

Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Für alle, die am Ausbildungsnachweis beteiligt sind – von allen Seiten:

• Azubis führen ihr Berichtsheft, geben Wochen ab und sehen, was schon freigegeben ist.
• Ausbilder/-innen prüfen die Wochen, geben sie frei oder zurück und behalten alle Azubis im Blick.
• Ausbildungsbeauftragte in den Abteilungen können die Wochen „ihrer" Azubis freigeben und Beurteilungen ausfüllen.
• Ausbildungsbetriebe verwalten Ausbilder/-innen, Abteilungen und Teams zentral an einer Stelle.

Egal ob kleiner Betrieb mit einem Azubi oder Firma mit mehreren Ausbildungsteams – das Tool wächst mit.

Der Ausbildungsnachweis, den du hier führst, enthält alle Angaben, die für einen schriftlichen Ausbildungsnachweis nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) vorgesehen sind – Ausbildungswoche, Tätigkeiten, Zeiten und Einsatzbereiche sowie die Freigabe bzw. Unterschrift durch Ausbilder/-in und Azubi.

Ob die digitale Form in deinem Fall akzeptiert wird, entscheidet allerdings nicht dieses Tool, sondern dein Ausbildungsbetrieb bzw. die für dich zuständige Stelle (z. B. deine Kammer). Die Vorgaben können je nach Beruf und Region unterschiedlich sein – frag im Zweifel kurz deine/deinen Ausbilder/-in oder die zuständige Stelle, bevor du vollständig auf die digitale Führung umstellst.

Eine offizielle Zertifizierung durch eine Kammer behaupten wir ausdrücklich nicht: Das Tool hilft dir, den Nachweis sauber und vollständig zu führen – die formale Anerkennung liegt bei den genannten Stellen.

Ja. Wenn du bisher schon ein digitales Berichtsheft geführt hast, musst du nicht bei null anfangen – du kannst deine bereits erfassten Wochen importieren, statt alles noch einmal abzutippen. Unterstützt werden Exporte aus dem bisherigen IHK-Ausbildungsnachweis und weiteren Formaten; die Liste der unterstützten Formate wird laufend erweitert. Beim Import werden deine Wochen automatisch deinem Ausbildungszeitraum zugeordnet – Wochen außerhalb deiner Ausbildungszeit lässt das Tool dabei aus.

Nein. Aktuell läuft Berichtsheft.org vollständig im Browser – es gibt nichts herunterzuladen und keine Installation. Du öffnest einfach die Seite, meldest dich an und legst los.

Am Computer, Tablet oder Handy: Die Oberfläche passt sich automatisch der Bildschirmgröße an. Du kannst dein Berichtsheft unterwegs am Smartphone genauso pflegen wie am großen Monitor – etwa deine Tätigkeiten direkt nach Feierabend kurz eintragen.

Alles, was du brauchst, ist ein aktueller Browser und eine Internetverbindung. Eine eigene App könnte in Zukunft dazukommen – zwingend nötig ist sie aber nicht, weil bereits heute alles direkt im Browser funktioniert.

Nein. Auch für Ausbildungsbetriebe ist die Nutzung kostenlos – keine Lizenzgebühren, keine Kosten pro Nutzer/-in, keine Vertragsbindung.

Der Einrichtungsaufwand ist gering: Der Betrieb legt einmalig seine Ausbilder/-innen, Abteilungen und – falls gewünscht – Teams an. Danach registrieren sich die Azubis selbst über einen Registrierungscode, und der Alltag läuft von allein. Es muss keine Software installiert, kein Server betrieben und nichts gewartet werden.

Grundsätzlich für alle Ausbildungsberufe, in denen ein schriftlicher Ausbildungsnachweis nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) zu führen ist – unabhängig von Branche oder zuständiger Stelle (z. B. Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer).

Der konkrete Ausbildungsberuf wird bei der Einrichtung hinterlegt, sodass Nachweis und Export dazu passen. Ob die digitale Führung in deinem Beruf anerkannt wird, klärst du im Zweifel kurz mit deinem Betrieb bzw. der zuständigen Stelle (siehe auch die Frage zur Anerkennung oben).

Ja, jederzeit. Du kannst eine einzelne Woche oder das gesamte Berichtsheft als PDF exportieren und ausdrucken – inklusive der hinterlegten Unterschriften und des Freigabedatums. Digital führen und bei Bedarf ein Exemplar auf Papier haben schließt sich also nicht aus.

Neben PDF stehen auch Word und CSV zur Verfügung, falls du die Inhalte weiterverarbeiten möchtest.

Dein Nachweis gehört dir. Am Ende der Ausbildung kannst du dein vollständiges Berichtsheft als PDF, Word oder CSV exportieren und dauerhaft behalten – so hast du es sicher in der Hand, auch unabhängig von diesem Tool.

Dein Konto kannst du danach jederzeit selbst löschen. Was mit den Daten anschließend geschieht (Papierkorb-Frist und Aufbewahrung), ist in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Einiges – es deckt den ganzen Ausbildungsalltag rund um den Nachweis ab:

• Prüfen & Freigeben: Ausbilder/-innen geben Wochen frei oder mit Begründung zurück – der Freigabe-Status ist für alle jederzeit sichtbar.
• Export mit Unterschrift: fertige Berichtshefte als PDF, Word oder CSV – inklusive hinterlegter digitaler Unterschriften und Freigabedatum.
• Einsatzplanung: Betriebe planen, in welcher Abteilung ein Azubi wann eingesetzt ist; das füllt die Einsatzbereiche im Berichtsheft automatisch vor.
• Beurteilungen: strukturierte Ausbildungsbeurteilungen erstellen, freigeben und vom Azubi bestätigen lassen.
• Teams & Vertretung: mehrere Ausbilder/-innen können sich gegenseitig vertreten und gemeinsam auf ihre Azubis zugreifen.

Der Ausbildungsbetrieb kann mehrere Ausbilder/-innen zu einem Team zusammenfassen. Die Mitglieder eines Teams können sich gegenseitig vertreten und auf die Azubis der Kolleg/-innen zugreifen – Wochen prüfen, freigeben oder zurückweisen.

So bleibt die Prüfung auch bei Urlaub, Krankheit oder Abteilungswechsel lückenlos, und kein Berichtsheft bleibt liegen, nur weil eine bestimmte Person gerade nicht da ist.

Unbedingt – dieses Feedback macht das Tool besser. Über unser Kontaktformular erreichst du uns direkt: Wähle aus, ob es um einen Fehler, eine Idee für eine neue Funktion oder eine allgemeine Frage geht, beschreibe kurz dein Anliegen und schick es ab. Eine E-Mail-Adresse kannst du hinterlassen, wenn du eine Antwort möchtest – musst du aber nicht.

Gerade als kleines, unabhängiges Projekt lebt Berichtsheft.org von den Rückmeldungen der Menschen, die es täglich nutzen. Viele Verbesserungen sind genau so entstanden.