Hilfe: Rollen & Funktionen

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen (ansehen & als PDF)
• Die Rollen im Überblick
• Ausbilder-Teams & Einzelausbilder
• Ausbildungsbeauftragte & Abteilungen (Einsatzplanung)
• Ablauf Berichtsheft (schreiben → abgeben → freigeben → Export)
• Beurteilungen
• Anmeldung & Sicherheit (2FA, Passkeys, Unterschrift)

Firmenadministrator/-in

Verwaltet den Betrieb: legt Ausbilder/-innen an (per Registrierungscode), bildet Ausbilder-Teams, pflegt Abteilungen mit Ausbildungsbeauftragten als Firmen-Vorlagen und schaltet das Beurteilungs-Modul frei. Als „HR" sieht die/der Firmenadmin die bestätigten Beurteilungen aller Berufe. Aus Datenschutzgründen sieht die/der Admin die persönlichen Daten einer ausbildenden Person erst, wenn diese sich selbst registriert hat.

Ausbilder/-in

Betreut Auszubildende: erzeugt Azubi-Codes, prüft und gibt Berichtshefte frei (annehmen/zurückweisen), plant Einsätze in der Einsatzplanung und erstellt Beurteilungen. Die/der Ausbilder/-in sieht die Berichtshefte und Beurteilungen der eigenen Azubis. In einem Team sieht sie/er zusätzlich die Azubis der Kolleginnen und Kollegen im Team (siehe unten).

Ausbildungsleiter/-in (im Team)

Eine ausbildende Person mit erweiterter Rolle innerhalb eines Teams. Die/der Ausbildungsleiter/-in kann alles: Azubis sehen und Berichtshefte freigeben, die Einsatzplanung verwalten, Azubi-Codes erzeugen (die so angelegten Azubis gehören ihr/ihm) und festlegen, wer im Team die Einsatzplanung bearbeiten darf.

Ausbildungsbeauftragte/-r

Eine Person, die in einer bestimmten Abteilung für Azubis zuständig ist. Sie registriert sich mit einem Code der Firmenadministration und hat einen eingeschränkten Zugang: Sie darf die Berichtshefte freigeben, solange der Azubi in ihrer Abteilung eingesetzt ist, und Beurteilungen ausfüllen. Sie sieht nur die von ihr selbst erstellten Beurteilungen.

Auszubildende/-r (Azubi)

Führt das digitale Berichtsheft: trägt Tätigkeiten ein, gibt Wochen zur Prüfung ab und kann sie als PDF/Word/CSV exportieren. Sieht die für sie/ihn erstellten Beurteilungen, muss sie bestätigen und unterschreiben und kann ein Feedback ergänzen.

Ein Team bündelt mehrere Ausbilder/-innen, die zusammenarbeiten und sich vertreten. Die/der Firmenadministrator/-in legt das Team an und bestimmt die Ausbildungsleitung.

• Alle Team-Mitglieder sehen dieselben Azubis und dürfen deren Berichtshefte freigeben.
• Azubi-Codes erzeugt nur die/der Ausbildungsleiter/-in; die neuen Azubis gehören ihr/ihm.
• Wer die Einsatzplanung bearbeiten darf, legt die Ausbildungsleitung je Mitglied fest (bearbeiten oder nur ansehen).
• Das ganze Team plant mit den Abteilungen der Ausbildungsleitung und den Firmen-Vorlagen.

Einzelausbilder/-innen ohne Team arbeiten eigenständig: eigene Azubis, eigene Einsatzplanung, eigene Codes – ohne geteilte Sicht.

In der Einsatzplanung teilt die/der Ausbilder/-in die eigenen Azubis tageweise Abteilungen zu. Es gibt zwei Arten von Abteilungen:

• Eigene Abteilungen der ausbildenden Person (frei anlegbar).
• Firmen-Vorlagen (Abteilung + Ausbildungsbeauftragte/-r), die die Firmenadministration zentral pflegt – erkennbar am Firmen-Symbol. Ob Ausbilder/-innen diese bearbeiten dürfen, steuert die/der Admin.

Die Einteilung füllt im Berichtsheft die Einsatzabteilung vor und ist für den Azubi als Übersicht sichtbar. „Urlaub" und „Berufsschule" werden dabei als Tagesstatus übernommen.

1. Azubi schreibt die Woche (Tätigkeiten, Zeiten, Einsatzabteilung).
2. Azubi gibt ab – die Woche wartet auf Prüfung.
3. Ausbilder/-in oder Ausbildungsbeauftragte/-r gibt frei (oder weist mit Begründung zurück).
4. Export als PDF/Word/CSV mit Einreichungs-/Freigabedatum und – falls hinterlegt – den Unterschriften von Azubi und Ausbilder/-in auf jeder Seite.

Unterschriften werden einmalig in „Mein Konto" hinterlegt (gezeichnet oder als Scan) und dann automatisch verwendet.

Die/der Firmenadministrator/-in aktiviert das Modul und legt die Vorlage fest (allgemein oder je Beruf). Beurteilen können Ausbildungsbeauftragte und Ausbilder/-innen (inkl. Leitung).

1. Die/der Beurteilende füllt die Beurteilung aus und finalisiert sie (mit Unterschrift).
2. Der Azubi bestätigt und unterschreibt, kann ein Feedback ergänzen.
3. Danach ist die Beurteilung für die HR/Firmenadministration einsehbar und als PDF exportierbar.

Kurz vor Ende eines längeren Einsatzes in einer Abteilung wird automatisch eine Beurteilung fällig; die/der Ausbilder/-in gibt sie frei, dann wird die/der Beauftragte per E-Mail um das Ausfüllen gebeten.

• Ein Passwort pro E-Mail-Adresse: Wer mehrere Rollen hat (z. B. Firmenadmin und Ausbilder/-in), nutzt überall dasselbe Passwort.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: per Authenticator-App (TOTP) oder Passkey (Fingerabdruck/Gesicht/Sicherheitsschlüssel) – beides parallel nutzbar.
• Unterschrift einmalig hinterlegen (in „Mein Konto") für Exporte und Beurteilungen.